Hoe maak je je jouw eigen werk, team of afdeling rustiger? En hoe richt je een kalme organisatie in? In hun boek Het hoeft niet zo hectisch te zijn op het werk laten Jason Fried en David Heinemeier Hansson hoe je dat kunt doen. Zij zijn de oprichters van Basecamp, een IT-bedrijf dat normaliter vanuit Silicon Valley alles op alles zou moeten zetten om marktaandeel te veroveren en sensationele groeicijfers te realiseren. Maar zij hebben voor een kalme route gekozen die eveneens succesvol en winstgevend is, maar haar medewerkers, managers en oprichters niet tot workaholics en burn-outs reduceert.
Het is geen boek over persoonlijke productiviteit en het reikt niet simpelweg methoden aan om individuele tijdsbesteding te optimaliseren, productiever te zijn of meer invloed uit te oefenen. In plaats daarvan onderzoekt het hoe werknemers kunnen samenwerken om te voorkomen dat overweldigende drukte de boventoon voert op de werkvloer. Hierbij wordt dieper ingegaan op de kern van deze problematiek, vaak geworteld in diepgewortelde patronen binnen onze maatschappij. Aan de hand van voorbeelden laten de auteurs je zien dat het niet zo hectisch hoeft te zijn op het werk.
Voorbeeld: De-harder-werken-dan-anderen-mythe
Je kunt niet harder werken dan de hele wereld. Er zal altijd ergens iemand zijn die bereid is om net zo hard te werken als jij. Iemand met net zo’n werkhonger als jij. Of meer.
Als je denkt dat je harder en langer kunt werken dan iemand anders, overschat je wat jij doet en onderschat je anderen. Ergens 1001 uur in stoppen tegenover 1000 uur van een ander laat de balans niet naar jouw kant doorslaan.
Erger nog is als het management sommige mensen ophemelt omdat ze een ‘geweldige werkmentaliteit’ zouden hebben, aangezien ze er altijd zijn, altijd beschikbaar zijn en altijd aan het werk zijn. Een vreselijk voorbeeld van een goede werkhouding, en een schoolvoorbeeld van iemand die overwerkt is.
Een goede werkmentaliteit heeft niets te maken met werken op elk moment dat er een beroep op je wordt gedaan. Het gaat erom dat je doet wat je zegt te gaan doen, dat je er een redelijke werkdag aan besteedt, het werk respecteert, de klant respecteert, collega’s respecteert, geen tijd verspilt, geen onnodig werk creëert voor andere mensen, en geen bottleneck bent. Een goede werkmentaliteit gaat over een goed mens zijn, iemand op wie anderen kunnen rekenen en met wie ze graag samenwerken.
Hoe maken mensen dan carrière, als het niet gaat om harder werken dan alle anderen? Mensen bereiken dingen omdat ze talent hebben, geluk hebben, op het juiste moment op de juiste plaats zijn, weten hoe ze met anderen moeten samenwerken, hoe ze een idee moeten verkopen, wat mensen raakt, omdat ze een verhaal kunnen vertellen, weten welke details belangrijk zijn en welke niet, omdat ze in elke situatie het grote en kleine plaa tje kunnen zien en weten wat ze moeten doen met kansen. En zo zijn er nog veel meer redenen.
Dus zet die harder-werken-dan-anderen-mythe uit je hoofd. Vereenzelvig de juiste werkmentaliteit niet langer met een buitensporig aantal uren draaien. Het brengt je niet verder en helpt je evenmin om rust te vinden.
‘Charles Dickens hield zich aan een strak schema van vijf uur in stilte schrijven, gevolgd door een wandeling van drie uur’
Voorbeeld: Genoeg is genoeg
Rust vereist dat je op je gemak bent met genoeg. Er is geen harde definitie van wanneer het genoeg geweest is of wat in welke situatie dan ook genoeg is. Maar één ding is zeker: als het nooit genoeg is, blijft het altijd een gekkenhuis op het werk.
Een paar jaar geleden bekeken we hoelang het duurde voor we e-mails van klant beantwoordden. Dat duurde soms uren. Voor mensen die het gewend zijn dagen op een antwoord te wachten kan dat snel lijken, maar wij vonden het niet snel genoeg.
Daarom bepaalden we dat mails binnen een uur moesten worden beantwoord. De grote meerderheid van de honderden klanten die ons elke dag schreven moeten binnen een uur antwoord krijgen. Geen automatisch antwoord, gewoon antwoord van echte mensen. Echt snel.
Omdat voor elkaar te krijgen huurden we nieuwe mensen in, legden we de belofte van snelle respons vast op onze website, gingen we steeds sneller reageren, en begonnen we deze nieuwe vaardigheid trots te ventileren.
Toen wilden we meer. Als we het in een uur kunnen, waarom dan niet in dertig minuten? Dus dat deden we. Waarom niet vijftien minuten? Dus dat deden we. waarom niet twee minuten? dus. dat. deden. we! En waarom ook niet, toch? Waarom niet zo snel als maar kan? Je kunt nooit snel genoeg zijn met reageren toch? Fout
Elke dag honderden mails binnen een minuut of twee beantwoorden, dat houd je niet vol. Het team dat trots had rondgebazuind dat ze deze cijfers haalden, begon stevig in de stress te raken. Sommigen van hen voelden zich slecht als het drie minuten kostte voor ze konden reageren omdat de gemiddelde responstijd maar twee minuten was.
Stel je dat eens voor – dat je je slecht voelt omdat je een klant binnen drie minuten antwoordt! We waren in de onrealistische val getrapt dat je ‘klanten nooit snel genoeg antwoord kunt geven’, en dat begon zijn tol te eisen. Het was verbazingwekkend dat we het voor elkaar kregen, maar we waren vergeten om te vragen of het nodig was. Daarom trapten we op de rem.
Het staat buiten kijf dat klanten het prettig vonden om snel iets van ons terug te horen. Velen van hen vertelden ons dat. Ze waren echt verbaasd. Maar we ontdekten dat ze net zo verbaasd waren over een reactie binnen vijf minuten, tien minuten of zelfs een uur. Hun verwachting was dat ze ofwel niets zouden horen of dat het een paar dagen zou duren. Als ze binnen pakweg vijftien minuten iets hoorden, vonden ze dat nog steeds verbijsterend.
Het ging erom dat we snel genoeg waren, en binnen vijftien minuten was nog steeds snel genoeg. Dat haalde in ons team aardig wat druk van de ketel. Iedereen kalmeerde. Ze konden meer tijd besteden aan nadenken, elkaar helpen en schrijven – en minder tijd aan haasten. Alles werd beter. Klanten bleven onveranderd verrukt van onze snelle service – die wat langzamer was dan voorheen, maar nog steeds veel sneller dan in de rest van de branche– en ons team kon ontspannen en leverde beter werk. Een win-winsituatie.
Het was niet alleen genoeg, het was meer dan genoeg.
Bron: Het hoeft niet zo hectisch te zijn op het werk door Jason Fried, David Heinemeier Hansson
