Voer minimaal twee lastige gesprekken
Dit artikel gaat over het voeren van ‘goede lastige gesprekken’ in teams. Effectieve communicatie is niet vanzelfsprekend en er onstaan vaak misverstanden. Verken daarom in een voorbereidende fase eerst normale patronen in het team, zoals competitie, macht, in- en uitsluiting. Door deze uitgangspunten te bespreken, kan het team beter onderscheid maken tussen niet-oplosbare dynamieken en daadwerkelijke problemen die aangepakt moeten worden.
Vervolgens is het belangrijk om echt de tijd te nemen voor het lastige gesprek, zonder tijdsdruk. Een check-in rondje helpt om iedereen mentaal en emotioneel voor te bereiden. Soms is het nodig om teamleden eerst te ‘ontwapenen’ door middel van een icebreaker of video, zodat ze hun verdedigende houding kunnen loslaten. Daarna is het belangrijk om vanuit het hart te blijven praten, ook als er scherpe reacties komen. Door empathie te tonen en niet-persoonlijk te blijven, kan het team zo’n lastig gesprek constructief voeren.
‘THE SINGLE BIGGEST PROBLEM IN COMMUNICATION IS THE ILLUSION THAT IT HAS TAKEN PLACE’ – George Bernard Shaw
En dan … Het grote moment is daar. Je gaat het lastige thema op tafel leggen. Dat is – zoals je nu weet – niet per se een kwestie van moed, maar het is wel heel moedig. En fantastisch dat je je team zover gekregen hebt hier tijd voor te maken. Het is hard werken om een ‘goed lastig’ gesprek te voeren en het vraagt veel oefening om er samen beter in te worden.
Er is geen ideale route of perfecte aanpak. Er zijn er verschillende afslagen en U-bochten mogelijk. Niet iedereen loopt hetzelfde tempo, dus soms moet je terug naar een eerdere fase in het gesprek om anderen weer aan te laten haken. Op andere momenten moet je samen weer even helemaal ‘terug naar af’, bijvoorbeeld om te checken of jullie het doel nog scherp hebben of de spelregels nog volgen. Dat is allemaal normaal en een teken dat jullie de goede kant op gaan. Doe niet precies wat hier opgeschreven staat en niet precies in deze volgorde. Iedere situatie is anders. Kijk wat jullie nodig hebben en negeer de rest. Maak er maatwerk van dat bij jullie past en volg je ‘gut feeling’.
Het voorgesprek: analyseer niet-effectieve, maar normale patronen
Misschien is dit wel de essentie van mijn verhaal. Het is in ieder geval een belangrijke drijfveer om mijn boek Waarom zegt niemand er wat van te schrijven; weet dat jullie een normaal team zijn. Het meeste gedoe in teams is niet persoonlijk; maak het dat dus ook niet. Het merendeel van de zaken waar jullie tegen aanlopen is gewoon te verklaren door te kijken naar hoe we biologisch, psychologisch en sociologisch in elkaar zitten.
Weet dat jullie een normaal team zijn. Het meeste gedoe in teams is niet persoonlijk; maak het dat dus ook niet.
Begin, wellicht in een voorgesprek, met het kaf van het koren te scheiden. Wat zijn normale dynamieken die zich tussen mensen of in groepen altijd voordoen en die we dus niet hoeven op te lossen? Je leest dit allemaal in deel II van mijn boek. Maak er een soort samenvatting van en ga er met elkaar over in gesprek. Het werkt heel goed dat eerst in duo’s te doen en het dan met elkaar uit te wisselen.
Bespreek bijvoorbeeld zaken als:
- Wat speelt er om ons heen dat een negatieve invloed heeft op onze samenwerking, maar waar we niks aan kunnen en hoeven te doen? (Denk aan een op handen zijnde reorganisatie, de manier waarop jullie ‘afgerekend’ worden of veranderde marktomstandigheden.)
- Speelt er in het team competitie? Tussen wie? Waarover?
- Is er iets aan de hand rond in- of uitsluiting?
- Zit er voor sommigen spanning op de paradox tussen autonoom en onafhankelijk willen zijn versus bij de groep willen horen?
- Is er mogelijk sprake van projectie? Wie schopt tegen wie, waar tegen?
- Hebben we voldoende helder wat wij als team eigenlijk normaal en niet-normaal gedrag vinden? Zijn we het daarover eens?
- Willen we mogelijk gezichtsverlies voorkomen? Voor wie?
- Welke rol spelen macht en hiërarchie in ons team?
- Horen we voldoende nieuwe geluiden of herhalen we vooral elkaar?
- Herkennen we iets van de destructieve patronen als ‘de zondebok’, ‘bondjes’ of sabotage?
- Welke emoties spelen een rol? Wie is boos op wie?
Leuke oefening over competitie
| Nu jullie weten dat competitie een normaal verschijnsel is, is het leuk een rondje te maken over de vraag: ‘Welke eigenschap van X zou jij ook wel willen hebben?’ De X staat voor alle andere collega’s. Ieder gaat eerst voor zichzelf in zijn hoofd de collega’s langs en noteert welke eigenschap hij wel zou willen ‘adopteren’. Daarna delen jullie wat iedereen heeft opgeschreven. Je zult zien: heel goed voor de ego’s ☺ |
Onderken vervolgens niet-effectieve patronen in hoe jullie vergaderen. Wat doen jullie of wat doe jij als het spannend wordt? Wat zijn de valkuilen waar we scherp op moeten zijn en hoe willen we daarmee omgaan? Het kan ook leuk zijn een rondje ‘Alarmknoppen’ te doen: waarop mogen we bij jou eigenlijk GEEN kritiek hebben? Wanneer dreigt ontploffingsgevaar?
Slow down! Check in en ontwapen
Laat ik over één ding helder zijn: het goede lastige gesprek ontstaat niet onder tijdsdruk. Sterker nog: dan vliegt het alleen maar uit de bocht. Een goed gesprek met elkaar aangaan vraagt allereerst de moed om uit de dagelijkse hectiek te stappen en even te stoppen met brandjes blussen. De enige manier om grote issues aan te pakken is te stoppen druk te zijn met de kleine. Werk liefst dus met een verder lege agenda.
De enige manier om grote issues aan te pakken is te stoppen druk te zijn met de kleine.
Wees trots dat iedereen er is en dat er tijd voor jouw onderwerp is vrijgemaakt. De kans is echter groot dat bij aanvang de lijven wel aanwezig zijn, maar de hoofden en harten nog niet; die zijn mogelijk nog bij een knellend tekort aan mensen vandaag, een dochter die blijft zitten of die botte leverancier net aan de telefoon. In zo’n setting gaat een lastig gesprek niet vliegen. Geef je collega’s dus de tijd te landen, hun hoofd leeg te maken en hun hart open te stellen voor dit gesprek.
Als ik groepen begeleid, vind ik het altijd prettig een rondje te maken met de vraag ‘Hoe zit je hier nu?’ Ik vraag de deelnemers in één zin te antwoorden en vraag door als ik vermoed dat dit relevant kan zijn voor het gesprek dat volgt. ‘Hoe gaat het nu met je?’ is ook een mooie vraag. Let op het verschil met ‘Hoe gaat het?’, want dan hoor je waarschijnlijk ‘Goed’. Als je het wat luchtiger wilt houden zou je de vraag ‘Hoe hangt jouw vlag er nu bij?’ kunnen inzetten. Als je vaart wilt maken in het begin kun je volstaan te vragen naar één woord. Hoe groter de spanning en hoe meer haast jullie hebben dit issue uit de wereld te helpen, hoe belangrijker het is de tijd te nemen om ‘in te checken’. Probeer het woord ‘check-in’ echter te vermijden, want dat roept bij sommige mensen (van wie ik er een ben) wrevel op. Doe het gewoon.
Hoe groter de spanning en hoe meer haast jullie hebben dit issue uit de wereld te helpen, hoe belangrijker het is de tijd te nemen om te landen.
Als er al enige tijd gedoe is in het team en het er politiek aan toe gaat, kunnen sommige teamleden ‘tot de tanden toe gewapend zijn’. Voor een lastig gesprek zullen ze niet zomaar bereid zijn de wapens neer te leggen en de maskers af te zetten. Vraag dat ook niet, want dat voelt veel te kwetsbaar; probeer ze ertoe uit te nodigen, los van het lastige thema. Soms laat ik bij de start van een potentieel spannende bijeenkomst een filmpje zien van ‘Leaders of the 21st Century’. Daarin doen kinderen van over de hele wereld uitspraken over teamwork. Het is iedere keer weer goed te zien hoe kinderen ontwapenen en we daarna makkelijker andere gevoelige thema’s beet kunnen pakken. Of zoek een passende TedTalk uit. Of een stukje uit een natuurfilm. Doe wat bij jullie past. Als het de harten maar een beetje doet smelten en de maskers een beetje doet zakken.
Zolang je recht uit je hart praat, kun je niets verkeerd zeggen.
Probeer vanuit je hart te blijven praten, ook als je collega’s met een scherpe of cynische reactie komen. Je weet nu dat dit waarschijnlijk een uiting is van onveiligheid of ongemak. Trek je dat niet persoonlijk aan. Zolang je recht uit je hart praat, kun je niets verkeerd zeggen.
Bron: Waarom zegt niemand er wat van – Lastige gesprekken voeren in teams door Gytha Heins
