Effectieve gesprekken zijn onmisbaar in teamwerk. Om te zien hoe het met je team gaat is het dus belangrijk om te kijken: wat zijn patronen in de manier waarop je met elkaar praat en omgaat? Er zijn vijf veelvoorkomende gespreks-‘structuren’ die veel tijd kosten en weinig opleveren. In al deze structuren missen er een of twee essentiële rollen. Als het je lukt om die erbij te halen, krijg je het gesprek in je team weer op de rails.
De structuur van vijf veelvoorkomende onproductieve gesprekken
1. Serie monologen
Dit type gesprek ontstaat wanneer iemand een beweging maakt, een andere persoon ook een beweging maakt en weer een andere persoon nog een beweging maakt. Je raakt als team de kluts kwijt omdat er veel te veel ideeën op tafel liggen. Zie het als een serie ballen die omhooggegooid wordt, waarbij je aan iedereen vraagt om alles in de lucht te houden en door te geven. Het is moeilijk om alle ideeën bij te houden als er zoveel wordt gestapeld. Met als gevolg dat er niets wordt afgesproken of uitgedacht. Bij een brainstorm kan dit heel goed werken, maar voor resultaten is dit type overleg ineffectief. Een team dat vaak in een serie van monologen terechtkomt met elkaar heeft moeite om een idee tot een goed einde te brengen.
2. De tenniswedstrijd
Precies zoals de naam suggereert, gaat het hier over een punt dat heen en weer gekaatst wordt. Iemand doet een voorstel, en de volgende gaat daartegenin. Daarop volgt een nieuwe beweging, gevolgd door een tegenbeweging, enzovoort. Het gesprek verplaatst zich helemaal naar deze twee rollen en de mensen die dat gedrag vertonen – de rest van de rollen en mensen doet niet meer mee. Die vallen stil, haken af en kunnen niet meer productief bijdragen. In dit type gesprek delen mensen hun standpunten zonder een oplossing te vinden of te gaan onderzoeken bij elkaar. Natuurlijk is het prima om van mening te verschillen, maar het wordt niet productief als je in een herhaling van zetten terechtkomt. Er worden namelijk geen conclusies getrokken of besluiten genomen.
3.Beleefd ja-knikken
Dit is een gesprek waarin iemand een voorstel doet en de rest van de gesprekspartners uit beleefdheid of angst volgt. Dit type gesprek verloopt doorgaans rustig en rationeel met weinig tegengas of meningsverschillen. Vaak is de persoon die het eerste voorstel doet de formele leider van het team. Het ‘beleefd ja-knikken’-gesprek ontstaat meestal in teams die nog niet zo lang samenwerken. Ook komt het voor in hiërarchische culturen waarin het tegenspreken van de formele leider niet gebruikelijk is. Deze gespreksstructuur is echter ineffectief omdat het idee dat is ingebracht, niet aangescherpt wordt en dus niet wint aan kwaliteit. De (soms hoognodige) correctie ontbreekt.
4. Onzichtbare oppositie
Dit is waarschijnlijk de grootste tijdverspiller in organisaties. Iemand doet een voorstel en mensen laten in het overleg gedrag zien dat lijkt op volgen of herkaderen, terwijl ze eigenlijk sceptisch zijn over het idee. En hoewel ze (min of meer) ja zeggen op het voorstel of er wat op reflecteren zonder expliciet te zeggen of ze erin meegaan of niet, blijkt later bij het koffieapparaat dat niemand is ingestapt. Het grote verschil met het ‘beleefd ja-knikken’-patroon is dat in dat gesprek mensen het voorstel echt gaan uitvoeren. Bij de onzichtbare oppositie gebeurt dat niet, terwijl je afspreekt dat het wel gebeurt. Er is in dit type gesprek weinig of geen duidelijke tegenbeweging. Bezwaren worden niet uitgesproken of bewaard voor na het overleg, in de wandelgangen. Diegene die de beweging maakt, denkt dat zijn idee wordt ondersteund door het team en dat het punt is afgerond. Er gaat vaak veel tijd en energie verloren voordat duidelijk wordt dat er niets op gang komt. Bovendien levert dit alles ook ergernis op.
5. De spiegelzaal
Als je dit gesprek uitloopt, denk je: waar hebben we het nu eigenlijk over gehad? Het patroon is dat iemand een voorstel doet waarop vervolgens alleen maar wordt gereflecteerd, met veel herkaderingen. Mensen brengen in hoe dit eerder is aangepakt, wat belangrijke randvoorwaarden zijn en hoe je er ook nog anders naar kan kijken, waar het ze aan doet denken, of het aansluit bij de bedoeling, … Dit gesprek gaat veel over ‘daar’ en ‘dan’ – uiteindelijk reflecteer je met elkaar op eerdere reflecties. Hoewel het gesprek soms nog wel energie kan geven als de deelnemers hiervan houden, is het ineffectief als je een besluit wilt nemen. Je blijft immers met elkaar praten terwijl er weinig concreets wordt gezegd of afgesproken. Soms ontstaat het patroon door een stijlvoorkeur van de deelnemers – maar het ontwikkelt zich ook in situaties waarin niemand initiatief wil nemen of verantwoordelijkheid voelt voor het punt dat op tafel ligt.
Bron: Annemarie Bleeker en Saskia Tjepkema, Ik team, wij teamen – Maak het beste van je samenwerking
