Coaching is tegenwoordig steeds gebruikelijker. Gebleken is dat medewerkers en teams succesvoller zijn door de inzet van coaching. Zeker in een wereld waar veranderingen met grote snelheid plaatsvinden en stilstaan geen optie is. In topsport is coaching niet meer weg te denken; het is ondenkbaar dat een topsporter geen coach heeft. In organisaties is het nog niet zover. Maar de complexe werkomgeving vraagt dat de mensen zich in een organisatie continu verder ontwikkelen.
Margreet Steenbrink en Miriam Oude Wolbers zien coaching als een katalysator om dit proces in gang te zetten en te versnellen. Samen schreven zij Coaching werkt! Een boek voor iedereen die coaching wil inzetten binnen organisaties, voor zichzelf of voor zijn medewerkers
In dit artikel beschrijven zij de context van verschillende teams. Daarna bespreken ze wat wordt verstaan onder teamcoaching, wat het teams kan brengen en welke coachvragen vaak aan de orde zijn. Vervolgens nemen zij je mee naar de visie van Willem van der Lee, Global Director Talent & Leadership bij Friesland Campina. Hij vertelt hoe coaching bijdraagt aan teamontwikkeling binnen Friesland Campina.
De context van het team
Vormen van samenwerking
Er bestaan vele samenwerkingsvormen, en afhankelijk van organisatiestructuur en bedrijfscultuur heten ze afdeling, businessunit, projectteam, managementteam, zelfsturend team of groep. Naast de ‘traditionele’ organisaties met een min of meer overzichtelijke structuur zijn er ook nieuwe werkvormen zoals netwerkorganisaties, start-ups en digitale platforms.
De toegenomen complexiteit van het werk en de snelle veranderingen in de werkomgeving leiden tot minder overzichtelijke taken en functies. Willen samenwerken en afstemmen is meer dan ooit van belang. Online communiceren maakt het mogelijk dat het bijna niet uitmaakt waar we ons bevinden. Dat is praktisch, efficiënt en biedt nieuwe mogelijkheden. Zo ontstaan er steeds nieuwe vormen van samenwerken.
Het ideaalplaatje is dat iedereen in het team zijn kwaliteiten optimaal kan inzetten, iedereen zich kan ontwikkelen en dat er een prettige sfeer is. Door allerlei redenen pakt het vaak anders uit en blijkt online samenwerken niet altijd effectief, bijvoorbeeld omdat men elkaar te weinig kent.
Steeds vaker willen en krijgen teams extra ondersteuning bij hun ambitie naar optimaal presterende teams. Dit heet dan teamcoaching, teamontwikkeling, teambuilding. De termen worden door elkaar gebruikt en het is niet altijd duidelijk waar het een antwoord op moet zijn. Bij elke teamcoaching is het daarom van belang om dit voor aanvang helder te hebben.
‘Door de teamcoaching begrijpen we elkaar beter. We kennen elkaars waarden en ambities, we hebben meer zicht op elkaars eigenaardigheden, er is een goede vertrouwensbasis en een duidelijke teamvisie. Gezamenlijk bereiken we onze doelen, het is een tweede natuur geworden dat we elkaar aanspreken en we hebben meer plezier.’’ – Teamlid e-commercebedrijf
Leren en ontwikkelen van teams
Het doel van teamcoaching is het ondersteunen en begeleiden van teamleden in het behalen van de teamdoelen en de individuele doelen. Dit is bij voorkeur gekoppeld aan de context van de organisatie. Teamcoaching faciliteert het leren binnen een team en leren wordt zo een collectief proces. Voorwaarde is dat de teamleden het probleem zien als een gezamenlijk probleem en dat allen het leren zien als een gezamenlijk leren.
Door teamcoaching leren de teamgenoten elkaars waarden en ambities kennen en worden ze zich bewust van de collectieve patronen hoe ze met elkaar omgaan. Wat drijft hen, wat geeft voldoening, wat zijn de sterke en de zwakkere kanten? Daarnaast ontdekken ze van elkaar: waar ben je sterk in, wat doe je als het goed gaat, wat doe je als het lastig wordt, waar merkt de ander dat aan, wat doe je onder stress? De teamleden worden zich bewust van het eigen gedrag en het effect daarvan op anderen. Bijna altijd leidt dit tot een versnelde ontwikkeling van het team en ontstaat er een steilere curve van de teamprestaties.
Aanleiding en voorwaarden voor teamcoaching
De behoefte aan teamcoaching kan door meerdere redenen ontstaan. Het team presteert bijvoorbeeld niet goed of het loopt in het team niet lekker. Een andere aanleiding is een nieuw te vormen team. Teamcoaching kan dan bijdragen aan het maken van een goede start.
Ook goed functionerende teams maken gebruik van teamcoaching, bijvoorbeeld als ze willen onderzoeken hoe ze nog beter kunnen worden door een optimale inzet van de aanwezige talenten. Of ze willen ‘gewoon’ ijken of ze goed bezig zijn en staan open voor nieuwe inzichten en verbeterpunten.
Een veelvoorkomende aanleiding is de preventieve inzet van teamcoaching. Investeren in een goede samenwerking verkleint de kans op problemen in latere fases. Vooral in deze snel veranderende wereld is hier veel behoefte aan.
De belangrijkste voorwaarden om met teamcoaching aan de slag te gaan, zijn:
- de teamleden nemen vrijwillig deel aan de teamcoaching;
- er is overeenstemming over de coachdoelen; en
- de vertrouwelijkheid is gewaarborgd.
Als bij aanvang blijkt dat er onduidelijkheden of twijfels rond deze voorwaarden zijn, bespreekt de teamcoach dit met de opdrachtgever.
Systemisch kijken
Een team is een sociaal systeem: de teamleden zijn op elkaar aangewezen en ontwikkelen een manier van op elkaar reageren die juist bij dat team hoort. Deze systeemcomponent werkt in alles door en dat kan positief, maar ook negatief uitpakken. Veranderingen in een onderdeel van het team kunnen doorwerken naar andere onderdelen en leden van dat team. Een vakkundige teamcoach heeft kennis over groepsdynamica, teamontwikkelingsfasen, kan op een prettige manier de leiding nemen over een groep, beschikt over verschillende interventies en vaardigheden, en heeft een procesgerichte benaderingswijze zodat hij daadwerkelijk kan bieden wat het team nodig heeft.
De meerwaarde van een onafhankelijke teamcoach is altijd dat deze ook de onderstroom van een team observeert. De teamcoach richt zich daarmee op interactiepatronen die voor de individuele teamleden niet zichtbaar zijn. Als de teamcoach zijn observaties vertelt, kunnen de teamleden bespreken hoe dit doorwerkt in hun samenwerking en of ze er iets aan willen veranderen. Bijvoorbeeld: soms geven teamleden aan dat ze op een open manier met elkaar omgaan, en dat er ruimte is voor elkaar, maar dat ze wel kritiek geven. De teamcoach ziet echter dat de teamleden elkaar weliswaar kritiek geven, maar dat ze niet concreet zijn en niet doorvragen als ze de kritiek ontvangen. Op deze manier leidt het geven van feedback tot misverstanden in plaats van dat het bijdraagt aan een open cultuur.
Als je een teamcoach inschakelt, raden we aan om zijn visie, ervaring en werkwijze over teamcoaching te bespreken alvorens met hem in zee te gaan. In grote organisaties werken soms goed opgeleide interne teamcoaches. Dit werkt goed, mits ze in staat zijn zich onafhankelijk op te stellen en de vertrouwelijkheid waarborgen.
De rol van de leidinggevende bij teamcoaching
Hierboven geven we aan dat teamcoaching meestal in handen is van een daarvoor geschoolde externe teamcoach. Soms wordt het team door de eigen leidinggevende begeleid. Wij zijn daar geen voorstander van. Deze leidinggevende is namelijk zelf ook onderdeel van het team en kan hierdoor niet onafhankelijk zijn. Hij heeft naast de ontwikkeling van de medewerkers ook nog een verantwoordelijkheid voor het realiseren van de teamdoelstellingen. Deze twee doelstellingen kunnen met elkaar in conflict zijn. Daarnaast blijkt vaak dat een leidinggevende te lang wacht met aandacht geven aan onderliggende wrevel en mogelijke weerstand binnen zijn team. Of de leidinggevende bespreekt dit wel, maar doet dit niet effectief genoeg. Het is dan ook gebruikelijk dat de leidinggevende zelf meedoet aan de teamcoaching en daarnaast aparte ondersteuning krijgt over leidinggeven aan dat team.
Gebruikelijke coachvragen over teams
- Er is onveiligheid in het team. Ik wil meer openheid en vertrouwen in het team krijgen.
- Ons team is samengevoegd uit twee eerdere teams, we werken langs elkaar heen en mijn leidinggevende doet er niets aan. Ik wil hier wat aan doen.
- Ik wil nog beter gebruikmaken van de verschillende kwaliteiten in ons team.
- We besteden veel tijd aan ‘praten over’. Ik wil meer concrete acties.
In gesprek met … Willem van der Lee, Global Director Talent & Leadership bij Friesland Campina
Wat is je visie over het ontwikkelen van teams en afdelingen binnen organisaties? Het team is de beste eenheid binnen de organisatie om te interveniëren. Teamcoaching is niet zo beperkt als individuele coaching en heeft een grote impact op de organisatie. Door de toegenomen behoefte aan wendbaarheid wordt ook steeds meer in teams gewerkt; een goed werkend team is de beste manier voor leiderschapsontwikkeling.
Hoe draagt coaching bij aan de ontwikkeling van teams en afdelingen binnen Friesland Campina? En welke overwegingen heb je hierbij? Door onze matrixorganisatie maken veel medewerkers deel uit van meerdere teams. Zo ontstond er behoefte om eenheid te brengen in de teamtools die wij aanbieden. Binnen Friesland Campina werken we nu wereldwijd met het teamprogramma Team Health. Dat bestaat uit vier dimensies; het doel van het team, de onderlinge samenwerking, de effectiviteit en efficiency, en het teamleren. In de diagnosefase gebruiken we vragenlijsten om te bepalen waar de focus van de teamcoaching moet liggen. Onze interne en externe coaches committeren zich aan de werkwijze met de vier dimensies, maar het is natuurlijk altijd maatwerk.
Heb je voorbeelden? We werken veel met leiderschapsoefeningen in de teamcoaching. Het team is de plek om je leiderschapskwaliteiten te tonen en te ontwikkelen. Leiderschap gaat over mensen binden en over de eigen belangen heen kunnen kijken. In teamsessies laten we de deelnemers bijvoorbeeld de uitkomsten van de 360-gradenfeedback aan elkaar presenteren. Zo laten de teamleden kwetsbaarheid zien en ontstaat er meer vertrouwen in het team. Door teamgenoten vragen te laten stellen verkrijgt de inbrenger meer inzicht in zijn thema’s en oefenen de teamleden met coachende gespreksvoering. Deze vaardigheden brengen ze vervolgens in de praktijk in andere teams, zodat de teamperformance daar ook weer verbetert.
Wat zijn de effecten van de coaching in het kader van teamontwikkeling? Er komt meer helderheid over de visie van het team naar de rest van de organisatie. Teamcoaching versterkt het onderling vertrouwen en zorgt ervoor dat het team zich op de belangrijkste zaken richt. In teams met een goede dynamiek en duidelijke gedeelde doelstellingen is de kans groter dat alle relevante overwegingen worden meegenomen. Hierdoor gaat de kwaliteit van de businessbesluiten omhoog en dit heeft natuurlijk een effect op de resultaten.
Welke boodschap heb je voor anderen (hr, mt’s, enzovoort) die coaching van teams in hun organisatie willen optuigen? Ga niet een standaardaanpak instrumenteel uitrollen. Begin klein, betrek early adopters en zorg voor goede mond-op-mondreclame. Laat het initiatief voor teamcoaching uit het team komen, in plaats van het op te dragen als verplichting.
Pas het programma aan op de behoeften van het team. Wees je ook bewust van de impact van de leider, de leider bepaalt voor 50 procent het teamfunctioneren. Vraag je goed af of het een teamprobleem of een leiderschapsprobleem is.
Beperk je niet tot praten tijdens teamsessies, maar ga ook iets doen met het team. Zorg voor ervaringen en leerpunten die direct toepasbaar zijn. Het echte leren gebeurt in de praktijk.
Wat zijn je eigen ervaringen met coaching? Wat heeft het je opgeleverd? Mij heeft het werken met feedforward veel opgeleverd. Hierbij vraag je je omgeving om je te helpen bij het veranderen van je gedrag. Je kijkt naar de toekomst en het gaat om mogelijkheden. Het werkt veel beter dan feedback, waar de focus ligt op wat fout is gegaan. Mensen voelen zich betrokken en geven je tips; daarnaast laat je ook je kwetsbaarheid zien. Zo werk je zowel aan de verbinding met collega’s als aan het ontwikkelen van je vaardigheden.
Verder lezen
Bonner, B.L. & Bolinger, A.R. (september 2014). Bring out the best in your team. Harvard Business Review, 704.
Braun, D. & Kramer, J. (2015). De Corporate Tribe. Organisatielessen uit de praktijk. Deventer: Vakmedianet.
Haan, E. de (2009). Kookboek voor teams. 20 praktische oefeningen voor de teamcoach. Amsterdam: Uitgeverij Boom Nelissen.
Kok, M. & Steenbrink, M. (2005). De dilemma’s van de teamcoach. Tijdschrift voor Coaching (02).
Kramer, J. (2014). Deep Democracy. Zaltbommel: Uitgeverij Thema.
Lingsma, M. (2005). Aan de slag met teamcoaching. Amsterdam: Boom.
Uit: Coaching werkt! – Hoe coaching bijdraagt aan succesvolle organisaties door Margreet Steenbrink en Miriam Oude Wolbers
