Waarom zou je gebruik maken van coaching software? Welke voordelen ervaar je als coach om hiermee aan de slag te gaan? En wat zijn de problemen die dit type software voor je oplost? In deze blog lees je de vijf voordelen waarom je met coaching software aan de slag wilt gaan.
1. Overzicht & Transparantie
Bij toeval was ik toeschouwer van een coach die een gesprek had met haar coachee.
Coachee: ‘Dat was een fijn gesprek, dank je wel. Hoeveel euro per sessie hadden we ook alweer afgesproken?’ Coach: “Ah, dat is een goede. Eens kijken… Hadden we dit gecommuniceerd via mail, berichten, Whatsapp of wat was het ook alweer?’ Dit gesprek ging nog even door, totdat de coach zei: ‘doe maar €120…’
Het is één van de vele voorbeelden dat afspraken, mits niet genoteerd en gedeeld, worden vergeten. En niet alleen door de coach, ook door de coachee. ‘We hadden vandaag toch afgesproken?’, ‘Welke opdrachten had ik ook weer gekregen?’ etc.
Coaching software biedt je de mogelijkheid om hierin overzicht te creëren. Vanuit één vast plek waar je alle communicatie, afspraken, opdrachten en meer centraliseert, is er voor beide partijen duidelijkheid.
2. Communicatie
Eén van de belangrijkste punten van coaching software is dat je eenvoudig met je coachee (en andersom) kunt communiceren. Via een chat, zoals we die kennen van Whatsapp, kun je berichten versturen, afbeeldingen en documenten delen en zelf spraakberichten maken.
Jullie berichten vallen niet meer tussen de werk-e-mail of de privé-app berichten. Alle communicatie die te maken heeft met jouw coachee zijn of haar ontwikkeling, vindt plaats op één plek.
3. Verdiepende coaching tools
De betere coaching software gaat verder dan enkel de administratie van een traject. Je kunt namelijk door effectieve en laagdrempelige tools een enorme verdieping maken in iemands verandertraject. Tools zoals gewoonte trackers, vragenlijsten en online programma’s.
Habit Tracker
Een habit tracker is een voorbeeld van een coaching tool. Je kunt hiermee eenvoudig gewoontes opvolgen die bijdragen aan iemands verandering.
Tip: Persoonlijk maak ik gebruik van drie nieuwe kleine habits die horen bij een nieuwe, gewenste identiteit. Hierdoor werk je op gedragsniveau aan identiteitsverandering.
Vragenlijsten
Als coach gebruik je aardig wat vragenlijsten. Denk aan intakeformulieren, reflectie documenten, feedback formulieren, testimonial aanvragen. En dan zijn er ook nog inhoudelijke vragenlijsten; stress analyses, doelen-vragenlijsten, waarden onderzoeken en nog veel meer.
Tip: Zelf heb ik een aantal templates gemaakt waardoor ik niet elke keer opnieuw een vragenlijst hoef te maken. Na een sessie plan ik bepaalde vragenlijsten in, zodat ik op deze manier mijn administratie bundel. Gemak voor mij als coach en verdiepingsmogelijkheden voor mijn coachees.
Online programma’s en opdrachten
Bij uitstek is het waardevol om opdrachten mee te geven aan je coachee, zodat thuis de verdieping gemaakt kan worden. Hoe fijn is het als deze opdrachten volledig in jouw coachplatform verwerkt kunnen worden. Zodat jij precies ziet wat er gedaan is en de coachee netjes alle opdrachten op één plek kan vinden.
Tip: Door gebruik te maken van gestandaardiseerde opdrachten, kun je een breder pallet aanbieden voor dezelfde prijs. Buiten het feit dat coachees mogelijk sneller voor je kiezen omdat je meer aanbiedt, is het ook ten goede van hun ontwikkeling.
4. Professionaliteit
Bij het aanbieden van jouw coaching sessie kun je aangeven dat je gebruik maakt van een platform dat het coachingstraject ondersteunt. Je biedt coachees een mogelijkheid om laagdrempelig met je te communiceren, to-do lijsten aan te maken, verschillende verdiepende vragenlijsten in te vullen, gebruik te maken van andere coaching tools, zoals een habit tracker, en dit allemaal op één plek.
Veel coachees vinden dit een meerwaarde om met je aan de slag te gaan. Ze weten vanaf het begin: wil ik iets doen wat te maken heeft met mijn ontwikkeling, dan ga ik naar het platform.
5. AVG proof
Gespreksverslagen, notities opgeslagen in een Word document of ergens op papier geschreven? Misschien maken je wel gebruik van Google Docs of een andere online verwerker van informatie? Het zijn methodes die AVG-wise niet door de beugel kunnen. Stel je voordat je laptop gestolen wordt of dat je per ongeluk blaadjes verliest waar namen en notities op staan (Denk aan verkenners die per ongeluk een geheim formatiedocument laten fotograferen.)
Coaching software platformen staan bekend om hun AVG-richtlijnen. Denk aan gegevensopslag in Nederland, samenwerken met ISO-gecertificeerde partijen, voortdurende back-ups en de nodige ingrepen om de software zo veilig mogelijk te maken.
Er zullen meerdere voordelen hangen aan waarom je gebruik zou moeten maken van coaching software, maar deze hoor ik het meest van onze klanten en van de coaches die ik spreek. Samenvattend gaat het dus om overzicht, transparantie, eenvoudige communicatie, verdiepende coaching tools, professionaliteit en AVG-proof je werk doen.
Waar het belangrijkst is dat wij je werk als coach vooral leuker en makkelijker willen maken, zodat jij meer impact kan maken op de mensen met wie jij werkt.
Door: Tom van Ruiten, coach en founder van Trackler
