Coaching gaat verder dan het 1-1 moment met je coachee. Je hebt afspraken te maken, voorbereidende vragenlijsten te versturen, notities te schrijven, documenten te delen, de occasionele herinnering of een factuur uit te sturen. Hoe ga je daar mee aan de slag op een professionele en vooral gemakkelijke manier?

Face-to-face versus online communicatie 

De meeste organisatorische communicatie vindt niet face-to-face plaats. En zoals we reeds in artikel Overzicht en transparantie voor jou en je coachee schreven, is het voor overzicht heel fijn om alles op één plek te verzamelen. Zowel voor jou als coach als voor je coachee. Alles qua persoonlijke ontwikkeling gecentraliseerd.

Gestructureerd als een echt gesprek

Met Trackler Coaching Software hebben we ervoor gekozen om de communicatie op te bouwen zoals je dit in het echt ook zou doen. Alles verzameld rond één centrale plek: de Track. Zie het als een chat waarbij alle bijlagen, zoals afspraken, notities etc etc, verzameld zijn op één en dezelfde plek. De samenkomst van coach en coachee. 

De basis is altijd de onderlinge communicatie, en vanuit daar kun je de tijdlijn uitbreiden met aanvullende zaken zoals jullie volgende afspraak, een intake formulier, een to-do lijstje, een nieuwe te creëren gewoonte, wellicht een factuur, en nog veel meer. 

Online assistent

Je kan ervoor kiezen alle communicatie zelf te voeren, én je kan kiezen voor wat online hulp. Deze kan voor jou communiceren dat er een afspraak aankomt. Of herinneren dat er een gewoonte afgevinkt dient te worden. Wellicht wil je een nieuwe vragenlijst versturen nadat je een afspraak hebt gehad? Dit kan allemaal automatisch.

Éen keer goed instellen (uiteraard helpen we je graag bij elke stap), en het werk wordt voor je gedaan. 

Een handig filtersysteem 

Na een tijdje kan zo een Track/tijdlijn aardig gevuld zijn. Overizcht houden blijft natuurlijk belangrijk, en vandaar is er een filter ingebouwd. Deze filter toont alle bijlage-mogelijkheden én wanneer deze gedeeld zijn in de Track. Zo vind je in één klik terug wat je waar gecommuniceerd hebt.

Is coaching software ook iets voor jou?

Coaching software kan gebruikt worden door elk type coach. Voor iedereen die een begeleidende rol heeft ten opzichte van een ander. We merkten zelfs dat in de functie manager – werknemer coaching software een uitstekend antwoord biedt. 

De voordelen van coaching software

De voordelen van coaching software zijn niet meer te ontzien. Naast het centraliseren van de communicatie, biedt het ook een hoger niveau van veiligheid en privacy. In tegenstelling tot e-mail of instant messaging, is alle communicatie beschermd door end-to-end encryptie. Dit betekent dat alle informatie en bestanden die worden uitgewisseld tussen coach en coachee veilig zijn en niet kunnen worden gelezen door derden.

Een ander groot voordeel van coaching software is dat het gemakkelijk kan worden geïntegreerd of gecombineerd met andere tools en systemen die je mogelijk al gebruikt. Je kan bijvoorbeeld nieuwe afspraken (laten) inplannen (door coachees) en deze rechtstreeks in je agenda laten verschijnen. 

Kortom, coaching software is een waardevol hulpmiddel voor elke coach die op zoek is naar een gestructureerde en professionele manier om hun coachingssessies te organiseren. Door de communicatie te centraliseren, veiligheid te bieden en integratie met andere tools mogelijk te maken, kan coaching software het werk van elke coach vereenvoudigen en verbeteren.

Neem een kijkje en ontdek of verbeterde communicatie jou en vooral ook jouw coachee zou kunnen helpen. 

Door: Tom van Ruiten, coach en founder van Trackler